TAHAP ANALISIS SISTEM DAN METODE PENGUMPULAN KEBUTUHAN

 

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh 😁

Salam sejahterah untuk para pembaca blog ini👋. Pada tulisan keempat ini, saya akan menjelaskan atau merangkum mengenai materi tahap analisis dan metode pengumpulan data. 

baiklah langsung saja ke pembahasannya :

 

 

 

 

Software Development Life Cycle (SDLC) atau dalam bahasa Indonesia berarti Siklus Hidup Pengembangan Perangkat Lunak merupakan tahapan-tahapan dalam pengembangan suatu sistem informasi yang dilakukan oleh analis sistem.

Beberapa tahapan-tahapan dalam SDLC :

1. Planning (Perencanaan)
2. Analysis (Analisis)
3. Design (Desain)
4. Implementation (Implementasi)
5. Testing and Integration (Pengujian dan Integrasi)
6. Maintenance (Pemeliharaan)

Pada tulisan ini kita akan lebih berfokus kepada tiga tahapan dalam SDLC :

1. Planning (Perencanaan) 

Pada tahap pertama ini lebih berfokus pada tahapan pengumpulan data untuk mengetahui permintaan user atau pengguna. Aktivitas-aktivitas dalam perencanaan sistem :

• Pertemuan dan konsoidasi dengan pihak pengembang atau manajer perusahaan.
•  Perkiraan sumber daya
•  Mengidentifikasi masalah-masalah yang ada dan menganalisis apakah melalui pengembangan sistem masalah tersebut dapat teratasi.
• Memperkirakaan anggaran kasar untuk proyek.
• Mengevaluasi strategi atau metode yang digunakan dalam pengembangan.
• Dokumen spesifikasi kebutuhan yang dibuat untuk menjadi pedoman untuk tahap selanjutnya. 

2.     Analysis (Analisis)

Pada tahap ini digunakan udata-data yang diperoleh dari teknik pengumpulan data dijabarkan menjadi informasi dasar dalam mendesain dan menimplementasikannya dalam sistem atau aplikasi. Beberapa alasan pentingnya melakukan analisis sistem :

• Mengetahui apakah sistem lama berfungsi sesuai dengan kebutuhannya atau tidak. Apabila tidak maka sistem akan diperbaiki sesuai dengan kebutuhannya.
• Apabila terdapat kebutuhan baru dalam lingkup sistem sehingga dalam dilakukan modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung keperluaan sistem.
• Mengimplementasikan ide atau teknologi baru
• Meningkatkan performa sistem secara keseluruhan.

 Setelah mengetahui petingnya melakukan analisis sistem, selanjutnya kita membahas batasan dalam analisis sistem :

1.  Sistem baru apakah yang akan kita bangun?
2.  Sistem apakah yang akan kita tambahkan atau modifikasi sepeti apa yang akan kita lakukan pada sistem lama yang sudah ada sebelumnya?

Selama melakukan proses analisis ada beberapa pertanyaan yang wajib kita jawab saat melakukan analisis pada suatu sistem:

• Informasi apa yang diperlukan?
• Oleh siapa?
• Kapan?
• Dimana?
• Dalam bentuk apa?
• Bagaimana cara memperolehnya?
• Dari mana asalnya?
• Bagaimana cara pengumpulannya?

 Sumber fakta analisis :

1. Sistem yang ada.
2. Sumber internal dapat berupa orang, dokumen, dan hubungna antar organisasi yang terkait.
3. Sumber external berupa interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook dan informasi atau ilmu lain yang berapa diluar sistem tersebut.

    Seperti pembahasaan di tulisan lalu mengenai langkah-langkah dasar yang dilakukan analis sistem < SEBELUMNYA >. Pada langkah pertama kita harus melakukan identifikasi masalah “Identify”.  Identifikasi Masalah merupakan tahapan yang penting, karena dengan kita dapat mengidentifikasi masalah maka kita dapat membuat suatu sistem yang sejalan dengan yang diminta oleh user atau pengguna.

Beberapa tugas dalam tahapan identifikasi masalah : 

• Mengidentifikasi penyebab masalah

ö    Seorang analis sistem harus memiliki pengetahuan mengenai aplikasi yang akan di analisis.

ö    Melakukan pengkajian ulang terhadap subyek-subyek permasalahan yang ditemukan pada tahap perencanaan.

ö    Melakukan identifikasi yang menyebabkan masalah tersebut muncul.

Contoh :

 

1.   Sebuah bisnis restoran mendapat banyak keluhan dari para pelanggan yang ingin memesan (masalah).  Maka kita harus mencari penyebab akan permasalahan tersebut, bisa jadi karena tidak diberlakukannya antrian, sehingga pelanggan yang ingin memesan dapat menyerobot (penyebab). 

•  Mengidentifikasi titik keputusan

ö    Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.

ö    Bila sudah bisa diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah, maka penelitian dimulai dari titik-titik keputusan tersebut.

ö    Sebagai  dasar identitifikasi titik keputusan, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowvhart).

 

Contoh :

Dari permasalahan bisnis restoran tadi :

• Mengidentifikasi personel-personel kunci. 

    Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka langkah selanjutnya yang perlu diidentifikasi ialah personil kunci. Dalam pengidentifikasiaannya berfokus pada bagan alir dokumen serta dokumen deskripsi jabatan.

 

Memahami Kerja Sistem

Kegiatan ini dilakukan untuk mempelajari bagaimana sistem yang ada dapat beroperasi. melalui penelitian terinci (detailed survey) dan menggunakan teknik pengumpulan data, misalnya  :

• Wawancara
• Observasi
• Daftar pertanyaan
• Pengambilan sampel.

Meliputi langkah-langkah:

1. Menentukan jenis penelitian
2. Merencanakah jadwal penelitian: Mengatur jadwal wawancara, Mengatur jadwal observasi  dan Mengatur jadwal pengambilan sampel
3.  Membuat penugasan penelitian
4. Membuat agenda wawancara
5.  Mengumpulkan hasil penelitian.

 

Pelaporan Hasil Analisis

Setelah proses analisis selesai, tugas berikutnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan akan diserahkan kepada steering committee yang nantinya diteruskan kepada manajemen. Manajemen bersama steering committee dan pemakai sistem akan mempelajari temuan dan analisis yang dilakukan oleh analis.

Analisis Hasil Penelitian

1.     Analisis Kelemahan Sistem

a.      Analisis Distribusi Pekerjaan -> untuk menunjukkan beban dari masing-masing personil atau unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. sehingga, dapat menentukan personil mana yang masih bisa diberi tambahan beban dan personil mana yang harus dikurangi bebannya.

b.     Analisis Keandalan -> untuk menunjukkan seberapa banyak kesalahan yang dilakukan.

c.      Analisis Dokumen -> untuk mengetahui dan menganalisis dokumen yang digunakan dalam sistem yang lama.

d.     Analisis Laporan -> untuk menganalisis laporan yang dihasilkan oleh sistem yang lama.

e.      Analisis Teknologi - > untuk menganalisis teknologi yang digunakan dalam sistem yang lama.

2.     Analisis kebutuhan Informasi Pemakai -> untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai.

 

Dalam pengumpulan kebutuhan dapat dilakukan dengan dua metode :

1.     Metode Tradisional :

ö    Wawancara

Dalam melakukan wawancara ada beberapa hal yang harus kita perhatikan :

-        Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas.

-        Jangan memaksa pendapat pribadi.

-        Hindari pertanyaan yang mengkritik.

-        Hindari pertanyaan yang memiliki makna ganda.

-        Jangan lupa atur waktu atau membuat jadwal pertemuan dengan orang yang akan kalian ajak wawancara.

-        Membuat daftar pertanyaan.

ö    Angket/kuisioner

Dapat berupa format bebas yaitu pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden di tempat yang disediakan atau dengan format pasti yaitu berisi pertanyaan-pertanyaan yang jawabannya sudah tersedia di dalam angket.

ö    Observasi

Observasi meruapakan kegiatan pengamatan terhadap sebuah objek secara langsung dan mendetail guna untuk menemukan informasi mengenai objek tertentu.

ö    Analisis Prosedur dan Dokumen lain

2.     Metode Modern :

ö    Joint Application Dessign (JDA)

JDA mirip dengan wawancara berkelompok hanya menggunakan aturan dan agenda yang berbeda dengan wawancara pada umumnya.

ö    Computer-aided Software engineering (CASE tools)

CASE toools merupakan perangkat lunak untuk membangun sistem informasi secara otomatis.

ö    Rekayasa Ulang Proses Bisnis (Business Process Reengineering / BPR)

BPR adalah mencari dan mengimplentasikan perubahan radikal dalam proses bisnis.

 

Kesimpulan :

 Dalam membuat sebuah sistem terdapat 7 tahapan yang dikenal dengan SDLC. Pada pembahasan ini kita membahasa mengenai tahap pertama (Perancangan) dan kedua (Analisi). Dalam tahap analisis kita memngumpulkan data-data dan kebutuhan apa saja yang diinginkan user untuk ada dalam sistemnya.

Selama melakukan tahapan analisi tentu saja ada beberapa acara yang digunakan untuk mengumpulkan apa-apa saja kebutuhan yang dibutuhkan, ada 4 cara pengumpulan data/kebutuhan yaitu dengan cara wawancar; observasi; daftar pertanyaan dan Pengambilan sampel.

Pada akhirnya semua kegiatan tersebut akan kita buat dalam sebuah laporan hasil analisis yang akan digunkan sebagai bahan pertanggung jawaban hasil analisis kita kan sistem tersebut.

 

SEKIAN DAN TERIMA KASIH.

 

Referensi :

Perwitasari, Anggi. 2021. INF 55201 212 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PERT 4 TAHAP & METODE PENGUMPULAN KEBUTUHAN. https://www.youtube.com/watch?v=CgTZuKMsxpA. Diakses 11 Maret 2021.

 Jaya, Idah. 2016. TAHAPAN ANALISIS DAN METODE PENGEMBANGAN SISTEM oleh : Shinta Palupi, M. https://slideplayer.info/slide/2585416/. Diakses 15 Maret 2021.

Analisis Sistem. file:///C:/Users/User/AppData/Local/Temp/03%20PSI_ANALISIS.pdf. Diakses 16 Maret 2021.

Septian, Kemal. 2016. Langkah-Langkah Analisis Sistem dan Teknik Pengumpulan Data. https://slideplayer.info/slide/2841784/. Diakses 16 Maret 2021.

Saintif. Pengertian Observasi (Lengkap): Arti, Ciri-ciri dan Jenisnya .https://saintif.com/observasi-adalah/. Diakses 16 Maret 2021.